Gjennomføre arrangement

Når man skal planlegge et arrangement, er det viktig å være nøye med forberedelsene. Som arrangør har du ansvar for gjestene dine, og for å unngå at noe går galt er det viktig å være føre var. Vi gir dere her en grunnleggende sjekkliste dere bør følge i prosessen med arrangere noe, stort eller smått

Gjennomføre arrangement

Planlegg god tid i forveien

Det er en fordel å ha planlagt arrangementet god tid før det skal skje. Planleggingen bør være gjort ferdig minimum 1 måned før arrangementet skjer, men gjerne 6 måneder før arrangementet tar til.

Søk støtte

Avhengig av type arrangement dere planlegger, så finnes det ulike støtteordninger både lokalt og nasjonalt. Som student er det uklokt å ikke benytte seg av disse. Dere kan enten lese om finansiering her på siden eller så anbefaler vi et søk på internett, da det finnes mange ulike støtteordninger dere kan ta i bruk.

Leie av lokale

Når dere vet hva dere skal arrangere, er det viktig å finne ut av hvor dere skal gjennomføre arrangementet. SiA anbefaler at dere benytter dere av Østsia i Kristiansand eller Bluebox i Grimstad. I tillegg til å være gratis for dere, har studenthusene våre flinke og profesjonelle arrangører ansatt, som kan bistå dere videre i prosessen. Om dere ønsker å leie lokaler, er det viktig å inngå en skriftlig avtale om pris og betingelser for leien - har du ikke det kan det fort bli unødvendig kostbart å arrangere.

ROS-analyse (HMS)

Det er ulike risikoanalyser for ulike arrangement. Små arrangement har mindre krav til dette enn for større arrangement. Men det vil alltid være lurt å gjennomføre en god risiko og sikkerhetsanalyse på det planlagte arrangementet. På denne måten vet man hva man skal gjøre om noe skjærer seg.

Avtaleinngåelse med artist

Dersom arrangementet deres inneholder innleid underholdning, må dere lage en skriftlig avtale om dette oppdraget. En god avtale er viktig slik at man har kontroll over kostnader og hva man forventer av hverandre. 

Innleie av utstyr

Ofte er det behov for ulike typer av teknisk utstyr til scenen, om ikke lokalet dere bestiller har dette. Det kan være mikrofoner, projektor eller ulike typer lyd- og lysutstyr. Dette må bookes i god tid i forveien og også her anbefaler vi at dere inngår skriftlig avtaler, slik at kostnader og forventninger er klargjort. Det er mange selskaper som leier ut utstyr, og selskapene finner dere ved et lite søk på internett.

Kjøreplan

Fordel arbeidsoppgaver

Når kjøreplanen er lagt, er det tid for å fordele arbeidsoppgavene som følger av den. Å delegere arbeidsoppgaver er helt vesentlig for å få en god gjennomføring. Når arrangementet tar til er det for sent å fordele oppgavene, så dette må gjøres i forkant. En god regel er at alle bør bidra.

Lei inn påkrevd bemanning (sikkerhet)

Dersom arrangementet er av en viss størrelse, og det er arbeidsoppgaver i kjøreplanen som ikke kan fordeles internt i foreningen, så kan det være behov for å vurdere ekstern bemanning. Dette gjelder ofte på sikkerhet, servering og teknisk utføring av scenedrift. Det finnes en rekke profesjonelle tilbydere av disse tjenestene man kan benytte.

Markedsføring og billettsalg

Dersom arrangementet er offentlig og det skal selges billetter, så er det viktig å få opprettet avtale med billettsalgsselskap og publisert arrangementet så fort som mulig, senest 1 måned før arrangementet går av stabelen. Det finnes en rekke selskap som tilbyr denne tjenesten, som Tikkio, Billettservice og andre.

Markedsføringen av et arrangement gjøres ikke av seg selv. Senest 4 uker før arrangemnet bør den aktive markedsføringen være i gang. Vi anbefaler at dere tar i bruk sosiale medier, og av disse er facebook fremdeles det mest effektive.

Gjennomføring

Det må alltid være en dedikert produsent for arrangementet - en som har det operative ansvaret underveis. Denne personen må være forberedt på å ta avgjørelser på vegne av hele arrangementet dersom uforusett skulle skje. Som arrangør får dere gleden av å skape en flott opplevelse for andre. Det er viktig at kjøreplanen følges. Etter arrangementet er over, vil det være noen mindre hyggelige oppgaver som rydd og vask. En god arrangørregel er at ingen er ferdig før alle er ferdig.

Evaluering

Umiddelbart etter at arrangementet er over, er det lurt å be alle som har bidratt om en skriftlig evaluering av arrangementet med fokus på eget ansvarsområde. Dette gjelder også innleid mannskap. Dette er viktig for å lære av eventuelle feil og mangler, samle erfaring om hva som fungerer, og på den måten utvikle seg til å bli en enda bedre arrangør.

 

Lokaler som kan benyttes

  • Studenthuset i Grimstad: Bluebox  
  • Studenthuset i Kristiansand: Østsia 
  • Teateret Kristiansand: Teateret har en samarbeidsavtale med VT, slik at studentforeninger enkelt kan gjennomføre sine arrangement i sentrum av Kristiansand. 
  • Studentsenteret, SiA: I studentsenteret kan studentforeninger booke ulike møterom. Ta kontakt med skranken i studentsenteret for mer informasjon og booke rom: sia@sia.no 
  • Universitetet i Agder (begge campus): Alle ikke-kommersielle lag, foreninger og aktiviteter kan bestille standplass på UiA 
  • Alibiet: medlemmer av STA kan booke Alibiet