Økonomi

Med økonomiansvarlig i spissen har styret hovedansvaret for foreningens økonomiske situasjon. God økonomisk skikk er viktig og en forutsetning for å søke økonomisk støtte fra VT. Her har vi samlet hva dette betyr og hvordan det gjøres.

Budsjettarbeid

Budsjettet for foreningen vedtas på årsmøtet. Det er sittende styre, med økonomiansvarlig i spissen, som legger frem forslag til budsjett. Budsjettet inkluderer både drift og aktiviteter foreningen skal gjennomføre.  

Et budsjett er en plan for inntekter og kostnader for en gitt periode. Det kan være gode grunner til at budsjett ikke nåes eller oversikrides. Det er viktig at styret er orintert og inforstått med konsekvensene av disse avvikene. Har vi mulighet til å fortsette som planlagt, har vi andre avvik, eller må vi gjøre noen kutt i andre poster? 

Foreningen må ta stilling til om det er mest hensiktsmessig med et budsjett for kalenderår, semester, eller skoleår. Budsjett bør periodiseres (fordeles på mnd), men behøver ikke å være veldig detaljert. Målet er at det skal gi en oversikt hvor mye penger som er satt av.

Budsjett skal inneholde forventede inntekter og forventede kostnader. Summen blir et budsjettert resultat. Et budsjettert underskudd (tap) vil på sikt ikke være bæredyktig, og vil tære på oppsparte midler. Har en ingen oppsparte midler vil et underskudd medføre «konkurs», eller at noen må tilføre midler (styret, leverandører, samarbeidspartnere). 

 

Økonomi

Det er styret som er ansvarlig for den økonomiske driften av organisasjonen. Derfor er det viktig at styret setter seg inn i og har et bevisst forhold til gode rutiner, budsjett og regnskapsarbeid. Hver forening skal ha en person i styret som har et fast økonomiansvar.  

Den økonomiske hensikten med driften av foreninger, bør nettopp være driften av foreninger. Så snart mål blir økonomisk vinning, og ikke minst dersom en starter med lønn/honorar til enkeltmedlemmer, risikerer foreningen både skatteplikt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgiftsregistrering. Alle disse kravene stiller betydelig strengere krav til regnskapsføring, frister, dokumentasjon og rapportering. 

Gode økonomiske rutiner

For at hele styret skal være informert om den økonomiske situasjonen, bør regnskapet gjennomgåes regelmessig på styremøtene. Sammenligning mot budsjetterte tall er da naturlig  og avvik forklares. Sammenligning med tidligere perioder kan også være aktuelt. Det er økonomiansvarlig som er ansvarlig for å legge budsjett/regnskap frem for styret. Styret kan til enhver tid etterspørre informasjon om økonomi og har plikt til å holde seg oppdatert på den økonomiske situasjonen.

Det er viktig med orden og gode rutiner. Vær ajour og bokfør regnskap fortløpende. Tenk gjennom hvordan regnskapet skal dokumenteres. Digitalt eller på papir. Nummerer bilag fortløpende. Et bokført bilag er «låst» og korrigeres med et korresksjonsbilag. Alt skal være sporbart, noe en ikke har dersom en endrer på tidligere førte bilag. 

Kasse og bankkonto bør avstemmes mot kassetelling og bankutskrift regelmessig. Etter avstemming og regnskapsfremleggelse, låses regnskapsperioden. Endringer må da gjøres på neste periode. 

Arbeidsdeling er et viktig prinsipp. For å unngå fare for misslighold kan en dele på hvem som har tilgang til kasse/bankkonti. Eksempelvis kan det være leder som har tilgang til konto, mens økonomiansvarlig er den som bokfører regnskapet. En løsning kan være at leder har lesetilgang til bankkonto, og sjekker status regelmessig. 

Vær forsiktig ved estimering av inntekter, og vær realistisk ved estimering av kostnader. Foreningene bør ikke påta seg vesentlig risiko. 

Regnskap

Regnskapet er en oversikt over foreningens inntekter og kostnader, for en gitt periode. Der budsjettet viser hvor mye foreningen tror de kommer til å bruke, viser regnskapet hvor mye foreningen faktisk har brukt. All økonomisk aktivitet skal føres inn i regnskapet.  

Regnskapet skal sørge for at styret har oversikt og kontroll over økonomien til organisasjonen. Ved å føre regnskap på en god måte sørger man for at midler ikke misbrukes og det gir oversikt om man har råd til å gjennomføre de aktivitetene man ønsker. God regnskapsskikk er et krav for å søke studentsosiale midler fra Velferdstinget i Agder (VT).  

Regnskapet bør være et offentlig dokument. Det betyr at aktivitetene og transaksjonene bør tåle dagens lys. Er foreningen/styret i ferd med å gjøre transasksjoner som en ikke ønsker å publisere/vise frem, er det et signal om at noe kanskje ikke bør gjennomføres. 

Det finnes mange regnskapsprogram som kan benyttes, men Excel er tilstrekkelig for de fleste. Har foreningen mye fakturering til kunder, kan det være hensiktsmessig å benytte seg av et regnskapssystem eller fakturaprogram.