Styrearbeid

Styret har ansvar for den daglige driften i foreningen. Hva styrearbeid egentlig innebærer kan du lese mer om her.

Oppstart av nytt styre

Hvor mange styremedlemmer en forening skal ha, og oppgaver tilknyttet styremedlemmene, reguleres av vedtektene. Styret velges på årsmøtet (stiftelsesmøte for nye foreninger) og sitter for et år av gangen.

Så tidlig som mulig, når nytt styre er valgt, må man samles å gjennomgå rollefordelingen i styret, styret må bli enig hvordan man ønsker å samarbeide, hvordan man ønsker å gjennomføre styremøtene og hva man ønsker å få gjennomført i perioden man er valgt for. Videre burde styret lage en framdriftsplan, slik at man er enig om når og hvordan arbeidet skal gjøres.

Husk at du som styremedlem har en viktig rolle i foreningens drift og utvikling. Det du gjør og sier, også i uformelle sammenhenger i foreningen, kan lett tolkes som foreningens holdninger. Du har et ansvar for å drifte foreningen, sette foreningen i et godt lys og rekruttere studenter til foreningen. 

Her kan du lese mer om styrearbeid

Styremøte

Styresaker behandles i styremøte. Vedtektene regulerer hvor mange styremedlemmer som må delta på møtet for å være vedtaksdyktig. På disse møtene er det som regel styreleder som fører møtene. Styreleder har ansvaret for at agendaen overholdes og at alle styremedlemmer kommer til ordet.

For at møtet skal gjennomføres på best mulig måte må det være satt en tydelig agenda for møtet og alle styremedlemmene må være innkalt til møtet i god tid. Møtet må avholdes må en forsvarlig måte, eksempelvis fysisk eller ved videomøte. For at sakene som diskuteres skal være oversiktlig kan man behandle styresakene i tre trinn: presentasjon av saken, felles diskusjon i styret og vedtak. Når man gjør et vedtak er det flertallet som bestemmer. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.  

Underveis i møtet er det en fordel at et utvalgt styremedlem fører møtereferat. I møtereferatet skriver man ned tid og dato for møtet, hvem som deltok samt hva som er diskutert og vedtatt. Denne må godkjennes av deltakerne i styremøte. Møtereferatet lagres, slik at det er enkelt å vise tilbake til hva styret diskuterte og vedtok i hver sak. 

Det er en ide å opprette en felles sky for styret, hvor alle har tilgang på foreningens dokumenter.  

Ledelse i styret

Styreleder har det overordnede ansvaret for driften i foreningen, inkludert økonomi. Som leder skal man også følge opp trivselen og arbeidet hos øvrige styremedlemmer.  

Som styreleder skal man lede arbeidet i organisasjonen, og sørge for at styret når sine mål. Dette betyr at lederen må sikre at styret jobber sammen og trekker i samme retning. Lederen har også et ansvar knyttet til hvordan foreningen oppfattes utenfra. Dette omhandler både hvordan foreningen oppfattes, men også at lederen gjør seg tilgjengelig for at øvrige medlemmer i foreningen kan ta kontakt med sine innspill. Hvordan foreningen oppfattes utenfra er viktig for framtidig rekruttering og attraktivitet. 

Når en styreperiode er over er det leder som gir attester til styremedlemmene. Attesten sier noe om perioden man er valgt for, arbeidsoppgaver, personlige egenskaper og hvordan et styremedlem har gjennomført sine oppgaver. Attesten må signeres. Nestleder gir attest til leder.

 

Årsmøte

Hvert år skal det avholdes årsmøte (dette er det samme som allmøte eller generalforsamling). Årsmøte er den øverste myndigheten i foreningen, og det er medlemmene i foreningen som utgjør årsmøte. Gjennomføring av årsmøtet er regulert i vedtektene. 

Formålet med årsmøtet er å revidere vedtekter, fremlegge aktivitet foregående år, vedta budsjett for kommende periode og avholde valg til styret.  

Det er sittende styret som har ansvaret for å utarbeide sakspapir, kalle inn og gjennomføre årsmøtet. Det er medlemmene i foreningene som vedtar sakspapirene og endringene i foreningen.  

Under årsmøtet er det viktig å utarbeide protokoll. Protokollen skal vise vedtak gjort av årsmøtet samt resultatet av valg. Protokollen må legges ved når man skal melde inn endringer av styret til Brønnøysundregisteret. Her er link til innholdet i en årsmøteprotokoll fra Brønnøysundregisteret: https://www.brreg.no/lag-og-foreninger/arsmoteprotokoll-lag-foreninger/ 

Valg på årsmøtet

Under årsmøtet avholdes det valg til nytt styre for foreningen. Alle medlemmer kan stille til valg frem til valget avholdes. For å sikre at noen fører foreningen videre er det viktig å starte rekrutteringen tidlig, slik at noen stiller til valg når årsmøtet avholdes.  

Valget gjennomføres enten av sittende styre eller en egen valgkomite om foreningen har dette. Det oppfordres til at hver som stiller til valg får presentere seg selv og fortelle hvorfor de stiller til valg. Dette kan både gjøres skriftlig i sakspapirene eller muntlig under årsmøtet.

Valget skal ordinært gjennomføres anonymt og skriftlig. Akklamasjon (applaus) kan benyttes som valgform i de tilfeller man har akkurat nok kandidater/mindre kandidater enn det er plasser. Det forutsetter da at årsmøtet er enig om å benytte akklamasjon. I tilfellet årsmøtet ikke er enstemmig om akklamasjon, må det benyttes skriftlig anonymt valg. 

Husk at det kan oppleves skummelt å stille til valg. Ta derfor godt vare på kandidatene som stiller til valg, både de som vinner og taper.

Overlapp mellom styrer

Før man går av som styremedlem har man et ansvar for å gjennomføre overlapp sammen med nyvalgt styre. Dette er et viktig ansvarsområde for å sikre kontinuitet og videreutvikling av foreningen. Planlegging av overlapp og fastsetting av dato må skje så tidlig som mulig.

Overlapp burde gis både i fellesskap og individuelt. Under felles overlapp samles både avtroppende og påtroppende styre, for å snakke om foreningen, dokumenter, styrearbeid, aktivitet og rekruttering. Det anbefales også at styremedlemmer gjennomfører individuell overlapp, sammen med den som skal overta eget verv. På denne måten sikrer man at det nye styret har lært inngående om sitt eget verv og ansvaret som medfølger dette. Jo bedre overlapp, jo enklere er det for nytt styre å starte opp foreningsarbeidet den kommende perioden.

For å sikre at nytt styre får tilgang til viktige dokument og informasjon er det anbefalt å lagre alle av foreningens dokument i en felles sky (eksempelvis google drive), som kan overføres fra styre til styre. Det samme gjelder mail, styret anbefales å benytte en styremail som overføres fra styre til styre. 

 Last ned sjekkliste for overlapp